5 tips när du designar ett möte

Facilitera!

5 tips när du designar ett möte

Möten. Hur känns det ordet? Positivt? Negativt?

Att mötas. Hur känns det ordet? Känner du någon skillnad?

Pandemin har gett företagsvärlden perspektiv och nya insikter, och jag som arbetar som facilitator och mötesledare känner tacksamhet för uppvaknandet. För helt plötsligt diskuteras det som jag alltid tyckt det varit konstigt att ingen pratar mer om. Vad behöver vi göra och hur behöver vi vara med varandra för att nå resultat? Hur skapar vi högt fokus och närvaro? Hur distribuerar vi makt och säkerställer att allas röst blir hörd? Vad ger egentligen de mellanmänskliga relationerna och är de viktiga? När är de viktiga?

Fysiskt? Remote? Hybrid? Det blir tydligt att alla verksamheter behöver ta fram sina egna guidelines, utifrån sin företagskultur, vad verksamheten ska leverera, vad de har för förutsättningar samt vad de anställda vill och har möjlighet till. Det vore konstigt att tro att ett sätt passar alla, när det aldrig har varit så förut. Det som är positivt är att anställda har fått möjlighet att visa sina chefer att de kan leverera oavsett var de jobbar från, och chefer har fått tänka om kring sin roll, sitt sätt att leda och när de verkligen behövs. Rollen som mötesledare och facilitator är lika viktig som den var innan, men nu förstår hela världen varför. Skickliga mötesledare utgår, nu som innan pandemin, från grundläggande mänskliga behov. När personer ber mig om tips och checklistor pekar jag istället på dessa behov. Om du tar dig tid att förstå dessa på djupet, och utgår från dem i din mötesdesign, kommer du skapa högt engagemang och höga resultat.

När du designar ett möte, oavsett om det är fysiskt, remote eller hybrid, så tänk på:
✓ Status: Hur får jag alla deltagare att känna sig sedda, hörda och viktiga?
✓ Visshet: Hur skapar jag säkerhet och tydlighet i var som kommer att hända?
✓ Självständighet: Hur belönar jag självständighet och möjlighet att påverka?
✓ Tillhörighet: Hur skapar och stärker jag relationer och får människor att anknyta till varandra - både emotionellt och intellektuellt?
✓ Rättvisa: Hur säkerställer jag rättvisa och att allas kompetens kommer till sin rätt?

Ni som redan hört talas om SCARF-modellen från NeuroLeadership Institute känner igen områdena ovan. Om det är nytt för dig - googla! Dina mötesdeltagare kommer att tacka dig!

Reflektionsfrågor
- När var du senast med i ett riktigt bra möte? Vad utmärkte det mötet?
- När du som deltagare är med i ett möte som inte känns effektivt - hur kan du agera för att förändra det?
- Vem på din arbetsplats är bra på att leda möten och vad kan du lära dig av hen

/Anna Gullstrand, författare till boken Facilitera!